Beispiel für einen Serienbrief mit persönlicher Adresse Wenn man nicht öfters mit Serienbriefen arbeitet, sind Kurzanleitungen eine große Hilfe. Gerade die spezielleren Funktionen wie Leerzeilenausgleich bei unterschiedlich langen Adressen sind nicht immer geläufig. Ebenso der Leerstellen-Ausgleich bei Ansprechpartnern, von denen nicht immer der Vorname bekannt ist oder Titel berücksichtigt werden müssen. Mit unseren beiden Vorlagen für Text (Word-Datei) und Adressen (Excel-Datei) können Sie ohne große Vorkenntnisse sofort mit Ihrem eigenen Serienbrief starten.



Schritt 1: Das brauchen Sie

 Benötigt werden zwei Dateien: eine Word-Datei, die Ihren Text enthält und die Felder für Anschrift und Anrede. Für die Adressen eignet sich gut eine Excel-Datei. Für jedes benutzte Feld in der Word-Datei muss eine Spalte vorhanden sein. Die erste Zeile jeder Spalte enthält den Feldnamen und zwar in exakt gleicher Schreibweise wie in der Word-Datei. Beide Beispiel-Dateien können Sie hier downloaden: Word-Datei für den Text und die Excel-Datei für die Adressen - letztere ist bereits mit drei Muster-Adressen gefüllt (können mit eigenen Adressen überschrieben werden, der Aufbau und die Benennung der Spalten/1. Zeile muss aber gleich bleiben). Dieser Beitrag zum Nachlesen ist ebenfalls als PDF verfügbar. 



Schritt 2: Adressen verbinden

Wir starten mit der Word-Datei. Jetzt müssen wir Word sagen, woher die Adressen kommen sollen, die wir verwenden und diese mit der Word-Datei verbinden.

Adressen in Word verbinden

Wählen Sie unter dem Reiter „SENDUNGEN“ den Menüpunkt „Empfänger auswählen“ und danach „Vorhandene Liste verwenden“.

Es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Datei - gehen Sie zu dem Verzeichnis, in dem sich Ihre Excel-Datei befindet und wählen diese aus. Jetzt öffnet sich ein Fenster:

Datenquelle betätigen

Hier mit ok bestätigen ...



Tabelle auswählen + Haken bei: "Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften"



... und im nächsten Fenster wählen Sie Tabelle1$ aus und bestätigen mit „ok“. Wichtig ist, dass ganz unten links neben dem OK-Button der Haken bei „Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften“ gesetzt ist.




Schritt 3: Serienbriefdatei in Word erstellen

Serienbriefdatei in Word erstellen

Wählen Sie ganz rechts oben „Fertig stellen und zusammenführen“ und im Ausklapp-Menü „Einzelne Dokumente bearbeiten“. Jetzt öffnet sich ein Fenster wie unten; Sie können entweder „Alle“ verwenden

Hier können Sie bestimmen, welche Adressen in die Serienbriefdatei sollen

Sie können auch einen Bereich auswählen



... oder auch nur bestimmte Datensätze auswählen (z.B. nur von 1 bis 2):




Es öffnet sich dann eine Word-Datei mit genau soviel Seiten, wie Sie Datensätze/Adressen ausgewählt haben. Die Vorlage berücksichtigt hierbei automatisch, dass z.B. bei der Muster-Adresse 3 nur <Name_1> gefüllt ist und keine Ansprechperson vorhanden ist. Es entstehen also keine unschönen Leerzeilen da diese mit den folgenden Adress-Bestandteilen aufgefüllt werden. Auch die Anrede wird automatisch auf „Sehr geehrte Damen und Herren“ gesetzt - dies zeigt die Grafik unten (größere Abb. mit Rechtsklick/ Grafik anzeigen)

Serienbriefdatei in Word erstellen

Nun haben Sie alle Adressen in einer Word-Serienbriefdatei und können diese auf den gewünschten Briefbogen drucken. Egal, ob auf Ihrem normalen Briefpapier, auf einem Grußbrief oder Weihnachtsbrief.