Personalisierte Etiketten schnell und einfach mit WORD erstellen

Etiketten mit Serienbrieffunktion in Word bedruckt

Bei Kuverts für Glückwunschkarten, Weihnachtskarten und auch bei fensterlosen Kuverts ist eine Adressierung mit Etiketten häufig das Mittel der Wahl. Nutzt man hierfür die Serienbrieffunktion von WORD auch für Etiketten, ist das relativ schnell erledigt. Arbeitet man aber nicht so oft mit Serienbriefen, sind Kurzanleitungen eine tolle Hilfe. Gerade die spezielleren Funktionen wie Leerzeilenausgleich bei unterschiedlich langen Adressen sind nicht immer geläufig. Ebenso der Leerstellen-Ausgleich bei Ansprechpartnern, von denen nicht immer der Vorname bekannt ist oder Titel berücksichtigt werden müssen. Mit unseren beiden Vorlagen für Text (Word-Datei) und Adressen (Excel-Datei) können Sie ohne spezielle Vorkenntnisse sofort mit dem Druck Ihrer Etiketten starten.

Schritt 1: Das brauchen Sie

Word-Datei für den Text
Excel-Datei für die Adressen
PDF zum Nachlesen

Benötigt werden zwei Dateien: eine Word-Datei mit dem verwendeten Etikettenformat und den Adreßfeldern für den Seriendruck. Für die Adressen selbst verwenden Sie am besten eine Excel-Datei. Für jedes benutzte Feld in der Word-Datei muss in der Excel-Datei eine Spalte vorhanden sein. Die erste Zeile jeder Spalte enthält den Feldnamen und zwar in exakt gleicher Schreibweise wie in der Word-Datei. Beide Beispiel-Dateien können Sie hier downloaden: Word-Datei für den Text und die Excel-Datei für die Adressen - letztere ist bereits mit drei Muster-Adressen gefüllt (können mit eigenen Adressen überschrieben werden, der Aufbau und die Benennung der Spalten in der ersten Zeile muss aber gleich bleiben). Dieser Beitrag zum Nachlesen ist ebenfalls als PDF verfügbar.

Schritt 2: Etikettenvorlage in WORD auswählen

WORD hat bereits fertige Vorlagen für die gängigen Etiketten der meisten Hersteller hinterlegt. Da die transparenten Etiketten unseres Verlags alle mit der Vorlage "Avery Zweckform Nr. 3659" bedruckt werden können, wählen wir diese aus indem wir auf den Reiter "SENDUNGEN" und danach ganz links auf "Etiketten" klicken.

Zuerst Klick auf: "Sendungen", danach Klick auf "Etiketten"

Gehen Sie jetzt wie in den Bildern unten beschrieben vor:

Nach dem Klick auf "OK" erstellen Sie im nächsten Fenster ein "Neues Dokument". Diese Datei ist dann unsere Vorlage für den Serienbrief. In der Vorlage unten sehen Sie bereits mit punktierten Linien die Größe und Anzahl der Etiketten - sichtbar aber nur als "leeres" Etikett ohne Adress-Zeilen.

So wählen Sie die Vorlage Avery Zweckform 3659 in Word aus

Schritt 3: Adressen einbauen

Nun müssen wir WORD noch sagen, welche Datenfelder der Excel-Datei wir für die Adressierung verwenden wollen. Wir fügen in dem leeren Etiketten-Formular noch die Seriendruckfelder ein um danach den Seriendruck mit den Adressen aus der Excel-Datei starten zu können. Zuerst wählen wir die Excel-Datei aus (bitte zum Speicherort der Excel-Datei gehen und diese auswählen). Danach wählen wir die Seriendruckfelder aus - diese werden im ersten Etikett eingefügt:

So fügen Sie mit WORD die Seriendruckfelder in die einzelnen Etiketten ein

Diese Seriendruckfelder haben wir in unserem Beispiel verwendet - diese werden aber nur im ersten Etikett eingefügt:

Alle benötigten Serienbrieffelder in einem Einzeletikett

Nun übertragen wir diese Felder auf alle anderen Etiketten der Seite mit "Etiketten aktualisieren" (auf das Symbol klicken).
Nach Klick auf der Menüleiste ganz oben rechts "Fertig stellen und zusammenführen" werden die Adressen der Excel-Datei eingeladen. In jedem Seriendruckfeld steht nun der entsprechende Adresseintrag der Excel-Datei.

So sieht die Vorlage mit Serienbrief-Feldern und mit Adressen aus

Schritt 4: Vorarbeiten erledigt

Damit sind wir mit den Vorabeiten fertig und müssen nur noch die Etiketten in den Drucker legen und die Serienbriefdatei ausdrucken.